JuLi-Office

Datenschutzerklärung

Datenschutz und Sicherheit stehen bei den JuLis und daher natürlich auch bei JuLi-Mail an erster Stelle. Trotzdem fallen natürlich bei jeder digitalen Kommunikation mindestens lesbare Meta-Daten und Bestandsdaten an. Daher informieren wir Dich hier offen und transparent über den Umfang, den Zweck und die Verwendung gespeicherter Daten. Dabei halten wir uns natürlich streng an die technischen und organisatorische Maßnahmen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) (siehe insbesondere § 9 BDSG und Anlage) und garantieren das Fernmeldegeheimnis nach § 88 Telekommunikationsgesetz (TKG). Ebenso gilt für uns selbstverständlich der datenschutzrechtliche Grundsatz der Datenvermeidung und wir geben Eure Daten nicht an Dritte heraus.

Zu Deinem Mail Account werden folgende Bestandsdaten in der Datenbank gespeichert:
Name, JuLi-Mail Adresse, ggf. Weiterleitungen, ggf. alternative E-Mail Adresse für Password Restore, SHA512-CRYPT Hash des Passworts, Erstell-Datum des Accounts.
Mit dem Namen und Erstelldatum können wir zuordnen, welche E-Mail Adresse zu welchem Mitglied gehört. Nur so können wir sicher gehen, dass wir bei ausgetretenen Mitgliedern auch die richtige E-Mail Adresse löschen. Mit der E-Mail Adresse selbst und dem Hash Deines Passworts weiß der Server, ob er einen Login in Dein Postfach zulassen soll. Die für deine Adresse hinterlegten Weiterleitungen und Verteiler sind natürlich wichtig, damit eine Mail an diese Adressen auch tatsächlich bei dir ankommt.

Die Meta-Daten von gesendeten und empfangenen E-Mails werden für 7 Tage in Log-Dateien gespeichert. Konkret enthalten darin sind:
Die einliefernde IP-Adresse, einliefernde E-Mail Adresse, E-Mail Adresse des Empfängers und den Zeitpunkt der Übermittlung.
Dies ist wichtig für die Sicherstellung des technischen Betriebs, insbesondere Nachvollziehbarkeit von plötzlich auftretenden Problemen (z.B. Sende- und Empfangsprobleme). Des Weiteren gibt es darüber eine gewisse Nachvollziehbarkeit von Angriffen auf unsere Systeme.

Deine Mails und in der Owncloud gespeicherten Daten(wie Kalender und Kontakte) liegen auf einem Server in Deutschland, der sich vollständig unter Kontrolle der Jungen Liberalen befindet. Backups der Postfächer und der Owncloud liegen auf einem anderen, eigenen Server. Die Übertragung der Daten erfolgt verschlüsselt. Gelöschte Mails werden einen Tag später aus dem Backup gelöscht.
Deine Mails und Daten speichern wir - logischerweise - damit ausschließlich Du sie verwenden kannst.

Das Webinterface von JuLi-Mail (Roundcube) und JuLi-Cloud (Owncloud) speichert folgende Daten im Logfile für 7 Tage:
IP Adresse, aufgerufene URL sowie den sogenannten "User-Agent".
Dies tun wir einerseits zur Sicherstellung des technischen Betriebs, andererseits für die Nachvollziehbarkeit von Angriffen. Der User-Agent hilft bei der Zuordnung von Web-Crawlern wie beispielsweise dem Google-Bot.

Für das Senden und Empfangen von Mails durch ein Programm auf deinem Computer, mobilen Gerät oder über Roundcube verwenden erzwingen wir die Verwendung von hochgradiger Verschlüsselung. Die verwendeten Verschlüsselungsmethoden kannst du hier unabhängig prüfen lassen: SSL Labs Report: mail.julis.de.